Organisateur d'Événements — Virtual Receptionist
Virtual Receptionist aide les organisateurs d’événements à qualifier les prospects et à répondre instantanément aux questions logistiques sur formats, capacités, disponibilités et budgets indicatifs. Le widget capte les leads sur votre site, collecte le brief (date, lieu, nombre de participants, besoins techniques) et achemine chaque demande vers la bonne équipe, tout en synchronisant les données avec vos outils.
Identifie le type d’événement, le volume d’invités, le budget-cadre et l’échéance, puis segmente la demande pour accélérer la priorisation commerciale et réduire les échanges initiaux répétitifs.
Fournit des réponses immédiates sur disponibilités, prestations, options traiteur, accès et contraintes techniques, même hors horaires de bureau, pour éviter les abandons et capter les leads au bon moment.
S’intègre à votre CRM, agendas et outils de billetterie pour créer des fiches prospects, réserver des créneaux de rendez-vous et transmettre l’historique des échanges à vos équipes commerciales et opérationnelles.
Comment Virtual Receptionist s’adapte-t-il à mes offres et processus d’organisation ?
Nous configurons des parcours de qualification, FAQ et règles métiers selon vos formats d’événements, capacités et options. Vous pouvez modifier textes et logiques depuis l’interface, tester les variations et mettre à jour à tout moment sans développement.
Que se passe-t-il si un prospect veut parler à un humain ?
Le chatbot propose le transfert vers un humain via live chat, prise de rendez-vous ou rappel. Il envoie la fiche qualifiée et l’historique de conversation à la bonne personne, afin que votre équipe reprenne rapidement sans répéter les informations.
Le système s’intègre-t-il à mon CRM, à la billetterie et respecte-t-il mes exigences de confidentialité ?
Oui, Virtual Receptionist se connecte à vos outils via connecteurs et API. Vous contrôlez les champs synchronisés, la durée de conservation et les accès par rôle. Les messages d’opt-in et la gestion du consentement sont personnalisables selon vos politiques internes.