Étude Notariale — Virtual Receptionist
Virtual Receptionist aide votre Étude Notariale à gérer les demandes entrantes, orienter les clients et préqualifier les dossiers. Le widget répond aux questions fréquentes (pièces à fournir, étapes, coûts annexes, délais), propose une prise de rendez-vous, collecte les informations utiles et consigne chaque échange pour un suivi rigoureux par votre équipe.
Classe les sollicitations par nature et urgence, oriente vers les bons canaux et collecte les pièces ou informations initiales nécessaires pour ouvrir ou compléter un dossier.
Propose des créneaux selon vos disponibilités, valide les coordonnées, envoie une confirmation et met à jour l’agenda, en transmettant le contexte du dossier à l’équipe.
Consigne les échanges, gère les consentements et applique vos règles de conservation des données, facilitant les audits et la conformité RGPD, sans divulguer d’informations sensibles hors des canaux autorisés.
Comment Virtual Receptionist protège-t-il la confidentialité des données de nos clients ?
Les échanges sont chiffrés en transit et au repos. Vous contrôlez les accès par rôles, la durée de conservation et les données demandées. Une base de connaissances privée alimente les réponses. Export et suppression sur demande, avec journalisation complète des interactions pour audit.
Comment l’intégrer à notre site et à nos outils existants ?
Installation via un court script sur votre site. Connexions possibles à l’agenda, au CRM et aux formulaires par API ou webhooks. Transfert des conversations vers e-mail ou messagerie interne, et création de tickets selon vos règles d’attribution.
Comment l’adapter à nos procédures et domaines ?
Vous fournissez documents, FAQ et instructions; nous créons l’arborescence de dialogue, les intentions et les gabarits de collecte. Paramétrage par domaine (successions, ventes immobilières, contrats, procurations), tests supervisés, et ajustements continus à partir du journal, avec options de réponses validées.